Produtividade

Durante nossa série de OKRs, quando vimos o que é, como implementá-los e, porque acompanhar, foi ressaltado em diversos momentos a necessidade e importância de atribuir foco e priorização de ações específicas com o objetivo de se alcançar os resultados desejados.

Neste texto, iremos trazer algumas ferramentas simples para apoiar a rotina diária dos times em busca de se priorizar as tarefas realmente importantes.

Saiba como designar prioridades

Todos os dias somos bombardeados por informações de todos os lados. Tanto em aspectos pessoais, como profissionais, é impressionante a quantidade de estímulos que recebemos ao longo do dia.

Filtrar as informações e ordená-las de acordo com suas prioridades e relevância, mantendo o foco durante a execução diante a tantas distrações é uma prática que parece ser difícil.

Na rotina organizacional, a priorização é essencial para que os prazos sejam respeitados e as tarefas mais importantes e urgentes possam ser concluídas conforme o esperado.

No entanto, diante das demandas que não param de chegar em nosso radar, como podemos garantir que focaremos naquelas que trarão os resultados mais relevantes?

Vamos te ajudar a entender o nível de urgência de suas demandas com auxílio de alguns métodos e dicas, acompanhe na leitura!

Importante X Urgente

Antes de tudo, precisamos conceituar ou melhor, diferenciar o que é importante e o que é urgente, tendo em vista que são muito utilizadas e na mesma medida, confundidas. Stephen Covey, em seu livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, nos ajudará nesta definição.

Importante é uma tarefa que impactará efetivamente nos resultados da organização e que vale a pena acompanhar com frequência para que a organização venha a prosperar.

Já as pautas urgentes são temas que podem surgir a qualquer momento e requerem atenção imediata e agilidade rápida na resolução.

Agora que você conhece a diferença entre esses dois termos, vamos à diante, começando com uma recapitulação.

Recapitulando…

Para colaborar com o foco naquilo que mais importa para a organização, podemos ver nos textos anteriores algumas práticas que, se adotadas corretamente, permitem o alinhamento dos times em prol da priorização, delegação e até mesmo descarte das atividades listadas em nosso backlog.

Conheça mais sobre como é feito este alinhamento clicando aqui.

As principais práticas são:

1 - OKRs organizacionais: pode ser utilizado como um mural de prioridades, mostrando exatamente o que será o foco para o período.

Ainda não sabe o que é OKR e Scrum? Saiba neste link.

Com isso, é possível determinar as atividades que mais impactam nos resultados do ciclo e na estratégia organizacional. Ainda, os OKRs tornam-se um argumento forte para negociar a redistribuição das demandas para outros ciclos.

Andy Grove, em Avalie o que importa, diz que “alguns poucos objetivos extremamente bem escolhidos transmitem uma mensagem clara ao que dizemos ‘sim’ e ao que dizemos ‘não’”, ou seja, reforçando que os esforços são direcionados de acordo com sua importância e tarefas que não contribuem, podem ser renegociadas.

2- Scrum: Neste framework, a priorização ocorre através da análise de uma lista de funcionalidades e requisitos que ficam no aguardo para serem entregues para aprimorar o produto.

Durante as sprints, nome dado a um ciclo de desenvolvimento do Scrum, as tarefas são colocadas em uma fila para serem realizadas durante o ciclo de desenvolvimento de acordo com as prioridades do produto e também, como consequência, com os pontos de maior valor percebido pelo cliente.

E para as demais atividades?

Já para outras atividades, como as de rotina, uma outra ferramenta pode ajudar a identificar a ordem de priorização ideal das atividades dispostas: a Matriz de Eisenhower.

A matriz é composta por 4 quadrantes, formados a partir do cruzamento das colunas e linhas. As colunas representam a urgência e as linhas, o grau de importância.

Veja uma demonstração:

Linha do tempoDescrição gerada automaticamente
Quadro elaborado pelo autor

Com a lista de demandas em mãos, devemos encaixar cada uma em um quadrante a fim de facilitar a visualização das prioridades e também o ponto de partida.

As tarefas do quadrante I são altamente relevantes e precisam ser feitas o quanto antes. Já as atividades do quadrante IV, não trazem benefícios para a realização dos afazeres, por isso devemos retirá-las de nossas agendas e evitá-las a todo custo.

A matriz também prevê o agendamento ou delegação de acordo com a análise de importância e urgência, porém, dependendo do cargo ou da estrutura do seu setor, pode não ser viável.

Assim, o seu planejamento deve levar em consideração essa organização de atividades, de modo que após a realização das atividades importantes, parte do seu dia esteja disponível para o andamento das tarefas do quadrante III.

A realização

Uma vez entendido o que se deve priorizar, devemos então manter o foco para efetivamente realizar as atividades dispostas. Pensando nisso, um método pessoal bastante interessante e que ajuda na produtividade é o pomodoro.

Criado na década de 90 por Francesco Cirillo, em sua obra A Técnica Pomodoro, a técnica propõe ciclos de atividade com duração de 25 minutos, intercalando em intervalos curtos de 5 minutos. Após a realização de 4 ciclos, o ideal é fazer um intervalo maior de 30 minutos para reaver as energias.

Enfim, com a lista de tarefas em ordem de priorização, é indicado que seja utilizado um checklist do que deve ser feito em cada ciclo.

A ideia geral é ter um "despertador'' programado, informando a finalização de cada ciclo e momentos de intervalo para manter o foco na realização das atividades e, assim, evitar distrações, ainda que seja em pequenas coisas como acompanhar o relógio e a proximidade do término.

Com isso, os resultados podem ser bastante efetivos no aumento de produtividade, podendo-se verificar o quanto as distrações podem ser prejudiciais durante a execução de nossa rotina.

Mudança de hábitos

A priorização e foco são parceiros dos bons resultados. Os modelos e técnicas aqui apresentados são apenas algumas das várias soluções pensadas ao longo dos anos. Para isso, a estruturação de bons hábitos é essencial e pode colaborar bastante para uma vida mais saudável e produtiva, como reforça o autor norte-americano Gary Keller, no livro A Única Coisa.

Para mudar hábitos é necessário não apenas ter, mas manter o foco. Por exemplo, se a ideia for implementar a técnica pomodoro na rotina, deve-se focar nisso até que seja incorporado.

Tenha constância, utilize recursos facilitadores como música ou aromas relaxantes, organize seu ambiente físico de modo que possa colaborar com a maior concentração, mantenha-se focado durante o ciclo e repita ao longo dos dias, fielmente.

No começo pode parecer difícil, mas os potenciais benefícios possíveis a partir do uso dessas práticas fazem valer a pena.

Este texto explora parte da nossa série de OKRs!

Se você se interessa pelo assunto e quer implementar essas práticas em sua rotina, acompanhe as divulgações dos novos artigos de nossos Ambassadors no Linkedin da Vsoft.

Success! You're signed up
Oops! Something went wrong while submitting the form.
go  top