Produtividade

A importância das reuniões por vezes é posta em xeque devido à falta de resolutividade durante e principalmente após a sua realização. 

Tornar produtivos os encontros para alinhamento entre os times é uma arte que deve ser aprimorada por todos, diariamente. 

Para atingir esse objetivo, a resposta pode ser muito mais simples do que se imagina – ainda que o caminho até o seu alcance exija disciplina e foco. 

Neste texto, vamos fomentar algumas discussões relevantes para refletir sobre a postura mediante as ações a serem realizadas.

A problemática das reuniões

Quando observamos conteúdos para melhoria na eficiência de reuniões, é comum encontrarmos a descrição de técnicas a serem aplicadas ao longo das discussões para torná-las mais produtivas. 

Acontece que, não raramente, a sensação de que uma reunião não gerou resultados é obtida no momento do pós-encontro: o momento em que todos saem da sala, presencial ou virtual, e voltam para a sua rotina. 

As tarefas do dia a dia, naturalmente, consomem todo o tempo útil dos colaboradores, afinal além das demandas padrões, demandas urgentes surgem e outros assuntos vêm à tona. Assim, as ações propostas na reunião ficam postas de lado. 

Por fim, o que pode parecer menos urgente do que uma atividade com um prazo e escopo bem definidos? O pensamento mais comum geralmente segue a seguinte linha: “Sei bem o que deve ser feito, me parece simples de ser realizado, então não devo destinar muito tempo para a sua resolução. Posso fazer amanhã!”.

Contudo, no dia seguinte a atividade é novamente postergada, até que, após sucessivos adiamentos, a ação proposta se perde e o que foi alinhado na reunião não é realizado.

Somado a isso, tem-se a dificuldade de mantermos a constância no acompanhamento desses resultados e, até que algo saia do controle e cause prejuízos, os times não conversam entre si para verificar o andamento das ações preventivas, tratadas anteriormente. 

Enfim, faz-se necessário o agendamento de uma nova reunião para tratar de assuntos que já deveriam ter sido alinhados.

É melhor ter ideias do que agir

Steve Garguilo em seu TEDxCarthage “The Science of Taking Action” trata sobre as pessoas parecerem muito mais interessadas em ter e receber ideias do que efetivamente tomar ações que venham a concretizá-las.

Durante as reuniões, podemos perceber que várias ideias surgem, as dores são relatadas e as discussões fluem facilmente.

No entanto, para garantir que as discussões evoluam para ações resolutivas, é importante que toda a reunião tenha um dos membros presentes como mediador para transcrever um resumo com os principais pontos e prazos para realização de tarefas. 

O mediador deve garantir que o objetivo da reunião será alcançado e as ações serão devidamente descritas e compartilhadas com os participantes.

Com os pontos levantados, podemos (e devemos) adotar práticas que nos permitam verificar de modo eficaz a realização de cada ponto alinhado na reunião. 

Até que o acompanhamento do plano de ação vire um hábito, soluções como a  integração dos prazos ao calendário, e-mail ou aplicativo de mensagens corporativas podem facilitar a incorporação pela organização – e evitar as temidas cobranças diretas. 

Para isso, vale a pena verificar as ferramentas disponíveis em plataformas como o Google ou Microsoft. 

Outras ferramentas que gerenciam as demandas com premissas do método Kanban também são amplamente utilizadas, como o painel de tarefas da Qulture, Trello e Azure DevOps.

Conheça também o que são os OKRs e as Sprint.

Estas últimas ferramentas trazem um diferencial ao plano de ação. Para isso, sempre utilize-as para incluir as demandas tratadas nas reuniões, durante ou logo após o seu encerramento, para que as ações não se percam de vista, descrevendo principalmente o escopo e o prazo acordado durante a reunião.

Planos realistas ou adaptação

Outra discussão interessante que podemos ter a respeito do cumprimento das ações propostas é o gap existente entre o planejamento e a sua efetiva realização. 

Kirsten Rohde, professora da Erasmus University Rotterdam, em seu TEDxErasmusUniversity chamado “A diferença entre planejar e realizar” relembra que o planejamento ocorre no presente e a sua realização se ocorrerá no futuro. 

Assim, podemos entender que entre a ideia e a sua concretização, as circunstâncias e prioridades mudam, ou seja, o contexto presente jamais será o mesmo do qual a ação será realizada.

Para amenizar os efeitos de ações não realizadas conforme o planejamento, podemos, então:

  1. Prever que certas mudanças ocorrerão e deixar a cargo do futuro dizer as ações que serão tomadas;
  2. Se comprometer com o planejado, criando meios para garantir que o plano de ação seguirá conforme idealizado.

Mas essa discussão nos permite verificar que há uma forma de balancear as duas possibilidades. 

Com a iminência de que os alinhamentos realizados durante as reuniões são traçados no presente e podem sofrer mudanças a qualquer momento do futuro, essa análise deve ser feita durante os momentos em equipe. 

É importante traçar planos de ação realistas e possíveis de serem alcançados e, para isso, devemos entender nossos recursos disponíveis e termos margem para imprevistos. 

Respeitando o tempo que é destinado para reuniões, que são valiosas, e com a expectativa de que tragam o retorno desejado com o investimento realizado por todos os presentes, os times devem se comprometer com a realização daquilo que o grupo reunido decidiu como relevante para a organização. 

Dessa forma, mais vale uma boa negociação de prazos no início do planejamento do que se frustrar com a não entrega em uma data desejada, mas irreal.  

Para negociar os objetivos é interessante que os times envolvidos saibam determinar as prioridades das demandas discutidas, para assim definir prazos que condizem com a realidade. 

Após os prazos e as prioridades definidas dessas atividades, a atenção das pessoas envolvidas deve ser direcionada à entrega das demandas. 

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